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工作职掌
文书组成员
组长张美华，分机402
书记江庭雅，分机405
文书组业务执掌
文书组长
- 承办公文拆封、分文、编列档号。
- 承办发文校对、盖印事项。
- 承办印信典守：
(1)判行文件盖印。
(2)签准盖印之文件。
(3)印信申请制(换)发启用拓模及撤销等。
- 承办公文归档及档案管理。
(1)档案工作之执行。
(2)借调档案之处理。
(3)档案分类及保存年限区分表之执行。
(4)汇送档案目录报表至国家档案局。
(5)历年档案回溯建档。
(6)拟燬档案卷清册之建档。
- 审核公文查催事项：
(1)逾期未结公文催办追踪查核。
(2)积压公文责任之追究及议处。
(3)每月公文处理时效统计表及半年报表总检查考核。
- 承办校务会议议程、资料汇整、通知及纪录。
- 行政会报、处室会报议程、资料汇整、通知及纪录。
- 办理学校基本资料之建立与陈报。
- 校务计画行事历汇整。
- 审核有关文书事项。
- 其他交办事宜。
文书组书记
- 承办公文收发、登记、编号：
(1)收文编号登记、缮打三联单、分发给承办人。
(2)发文编号登记、缮打发文稿。
(3)发文装封、填妥邮递住址、录号及检查。
- 承办公文邮件及邮寄递送：
(1)邮寄文件类别之审定。
(2)发邮文件过磅并黏贴邮票。
(3)邮票簿及送邮清单之登记。
(4)邮票管理及邮资之请购统计。
- 每月公文处理时效统计表及半年报表之调制。
- 填报公文电子交换数量统计表。
- 汇送档案目录报表至国家档案局。
- 重要会议议程及纪录之缮打、印刷、装订、分发。
(1)校务会议议程及纪录之缮打、印刷、装订、分发。
(2)行政会报、处室会报纪录之缮打、印刷、装订、分发。 (行政会报之议程及书面报告由各处室自行缮打)。
7.协助清理历年档案回溯建档。
8.拟毁档案协助建档。
9.已报销毁档案之焚毁处理。
10.承主任、组长交办事项。
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台中市立台中第一高级中等学校总务处