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工作職掌
文書組成員
組長張美華，分機402
書記江庭雅，分機405
文書組業務執掌
文書組長
- 承辦公文拆封、分文、編列檔號。
- 承辦發文校對、蓋印事項。
- 承辦印信典守：
(1)判行文件蓋印。
(2)簽准蓋印之文件。
(3)印信申請製(換)發啟用拓模及撤銷等。
- 承辦公文歸檔及檔案管理。
(1)檔案工作之執行。
(2)借調檔案之處理。
(3)檔案分類及保存年限區分表之執行。
(4)彙送檔案目錄報表至國家檔案局。
(5)歷年檔案回溯建檔。
(6)擬燬檔案卷清冊之建檔。
- 審核公文查催事項：
(1)逾期未結公文催辦追蹤查核。
(2)積壓公文責任之追究及議處。
(3)每月公文處理時效統計表及半年報表總檢查考核。
- 承辦校務會議議程、資料彙整、通知及紀錄。
- 行政會報、處室會報議程、資料彙整、通知及紀錄。
- 辦理學校基本資料之建立與陳報。
- 校務計畫行事曆彙整。
- 審核有關文書事項。
- 其他交辦事宜。
文書組書記
- 承辦公文收發、登記、編號：
(1)收文編號登記、繕打三聯單、分發給承辦人。
(2)發文編號登記、繕打發文稿。
(3)發文裝封、填妥郵遞住址、錄號及檢查。
- 承辦公文郵件及郵寄遞送：
(1)郵寄文件類別之審定。
(2)發郵文件過磅並黏貼郵票。
(3)郵票簿及送郵清單之登記。
(4)郵票管理及郵資之請購統計。
- 每月公文處理時效統計表及半年報表之調製。
- 填報公文電子交換數量統計表。
- 彙送檔案目錄報表至國家檔案局。
- 重要會議議程及紀錄之繕打、印刷、裝訂、分發。
(1)校務會議議程及紀錄之繕打、印刷、裝訂、分發。
(2)行政會報、處室會報紀錄之繕打、印刷、裝訂、分發。 (行政會報之議程及書面報告由各處室自行繕打)。
7.協助清理歷年檔案回溯建檔。
8.擬毀檔案協助建檔。
9.已報銷毀檔案之焚毀處理。
10.承主任、組長交辦事項。
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臺中市立臺中第一高級中等學校總務處